Secrétaire (H/F)

Description du poste

Le poste est en lien direct avec l'ensemble de l'équipe d'ÉCLAT (10 permanent-es et une vingtaine de chargé-es de mission au cours d'une saison) et sous la responsabilité de la directrice adjointe.
Il a en charge l'accueil et l'information du public et assure une partie des tâches administratives et logistiques courantes liées à l'activité de l'association.

MISSIONS SECRÉTARIAT
Accueil et information
Accueil téléphonique et physique
Gestion des adresses mail de la structure : réponses aux demandes, traitement et orientation vers les personnes concernées. Gestion des candidatures et suivi de l'adresse mail « recrutement »
Vente de produits dérivés au siège de l'association
Secrétariat courant
Réception, enregistrement, ventilation, affranchissement et envoi du courrier et des colis
Prises de rendez-vous et réservations diverses, organisation des déplacements de l'équipe permanente
Rédaction de courriers et documents courants
Saisie et suivi des bons de commande et des facturations diverses
Mise à jour de la base de contacts
Gestion des achats liés au fonctionnement : fournitures, produits d'entretien, petit alimentaire
Vie associative : suivi de la vie associative et organisation administrative des réunions statutaires,
rédaction des comptes rendus
Assurances : suivi des assurances de la structure (logements, véhicules, matériels, etc.) et des dossiers de sinistres.
Gestion des clés des locaux
Classement et archivage
Téléphonie et matériel de bureau
Suivi de la téléphonie et gestion de l'interface en lien avec le prestataire.
Suivi du matériel de bureau et des photocopieurs.

LE PARAPLUIE - lieu de fabrique
Suivi des demandes de location ou de mise à disposition du Parapluie
Établissement des devis et suivi administratif des demandes

FESTIVAL D'AURILLAC
Saisie et impression des badges nominatifs des équipes du Festival
Participation aux besoins administratifs liés à l'organisation du Festival

VIE GÉNÉRALE DE LA STRUCTURE
Participation à la vie générale et au fonctionnement quotidien de l'association

Profil
- Bac+2 Secrétariat ou Gestion-administration ou expérience significative dans un poste similaire
- Maîtrise des outils de bureautique (Microsoft office) et des outils partagés en ligne
- Très bon niveau d'expression écrite et orale
- Sens développé de l'organisation et de la priorisation des tâches
- Rigueur administrative et maîtrise des délais
- Goût pour le travail en équipe et qualités relationnelles
- Anglais souhaité
- Permis B

**ENVOYER CV ET LETTRE DE MOTIVATION**
TOUTE CANDIDATURE SANS LETTRE DE MOTIVATION NE SERA PAS ETUDIEE