ADJOINT.E DE DIRECTION (H/F)

Description du poste

L'EHPAD Simone Veil recherche un/e adjoint/ede Direction.

- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.)
Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction des compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la directrice
- Signaler toutes situations critiques (administratives ou autres) à la directrice déléguée du site
- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin)
- Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents
- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé
- Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lie avec la cadre de santé
- Participer à l'organisation des commissions d'admission en lien avec la responsable admission/facturation/relations avec les usagers
- Etre garant de la politique d'admission et des règles sanitaires en vigueur pour les visites et les entretiens d'admission
- Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités
- Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison
- Mandater les factures reçues
- Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs
- Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés
- Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence du directeur et rédiger les comptes rendus
- Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS)
- Assurer le secrétariat du CVS
- Préparer les convocations de la commission des menus et en assurer le secrétariat
- Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités
- Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles.)
- Encadrer le personnel de l'accueil, des services techniques ainsi que la responsable des admissions/facturation/relations avec les usagers : Fixer leurs missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leurs évaluations professionnelles annuelles.
- Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences
- Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions
- Collaborer aux groupes de travail liés à son domaine d'activités
- Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances
- Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGA
Missions ponctuelles:
- Remplacer les agents de l'accueil en leur absence
- Astreintes administratives
- Rédiger le rapport annuel d'activités
- Répondre aux différentes enquêtes administratives
- Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) en lien avec le service Qualité
- Gérer les plannings soignants en l'absence du cadre de santé
- Peut avoir en cas de besoin une délégation de signature pour différents actes administratifs
- Facturation des frais d'hébergement en l'absence du responsable des usagers

Qualités requises :
- Esprit d'équipe indispensable
- Ponctualité - assiduité -- Fiabilité
- Savoir manager et encadrer une équipe
- Facilité de relations et d'échanges avec une population ayant parfois du mal à s'exprimer