Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description du poste

Vous assurez les missions d'assistance et de gestion administrative auprès de Directions opérationnelles de la DGA.
Vos activités

Assure l'organisation administrative Traitement du courrier « arrivé » et « départ » (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers et des procédures internes (charte, logo, courriers,.)Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)Organisation du classement et de l'archivage des dossiers et relai auprès des équipesAccueil physique et téléphoniqueSuivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et ConseilsDiffusion des informations internes et externeAccompagnement logistique des membres de l'équipe (gestion des fournitures, signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques.)

Assiste les Directions opérationnelles et les services Organisation de l'agenda et prises de rendez-vous,Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, .) : Réunions de direction et de serviceSéances de travail avec les élusRéunions de coordination internesOrganisation des déplacementsRendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l'activité Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnellePrise de notes, établissement des comptes-rendusPréparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d'informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur .)Assister les Directrices et Directeurs dans leurs relations avec les élus (organisation de réunions
Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes
Vous êtes titulaire d'un DUT ou d'un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, PowerPoint, .)
Environnement territorial
Des connaissances en Marchés Publics et en comptabilité des Collectivités Locales seraient un plus

Qualités

Organisationnelles
Relationnelles
Rédactionnelles
Esprit de synthèse, rigueur
Esprit d'équipe, dynamisme
Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d'adaptation au changement
Discrétion et respect de la confidentialité
Avantages

Rémunération Statutaire + Régime Indemnitaire,Sur une année complète : 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles,Poste éligible au télétravail flexible max 2 jours / semaine après une période d'intégrationPolitique interne de formation dynamiqueCafétaria à disposition des agents