Secrétaire (H/F)

Description du poste

Ecotherm Jeumont, spécialisée dans le secteur du chauffage et du génie climatique, accompagne ses clients (particuliers et professionnels) dans l'installation et la maintenance de leurs systèmes thermiques. Reconnus pour son expertise technique et la qualité de son service, l'entreprise recherche un(e) Secrétaire polyvalent(e) pour renforcer son équipe.

VOS MISSIONS
Rattaché(e) à la direction, vous êtes le pivot central de l'entreprise. Votre rôle est d'assurer la fluidité de la gestion administrative et de garantir un suivi rigoureux de la relation client.

1. Gestion Administrative & Accueil :
- Assurer l'accueil téléphonique (prise de messages, filtrage, orientation des appels).
- Gérer le courrier entrant/sortant et les flux d'emails.
- Organiser l'agenda des techniciens et planifier les interventions (maintenance et dépannage).
- Classer et archiver les dossiers techniques et administratifs.

2. Facturation & Gestion Commerciale :
- Assurer le suivi de la facturation et la saisie des éléments comptables de base.
- Effectuer les relances clients en cas d'impayés (relances amiables).

3. Suivi de la Relation Client & Contrats
- Gérer et mettre à jour la base de données clients.
- Assurer le suivi rigoureux des contrats d'entretien : planification des visites périodiques, gestion des renouvellements et des échéances.
Répondre aux demandes d'informations des clients concernant leurs contrats ou leurs interventions passées.

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience : Une première expérience réussie sur un poste similaire de 12 mois minimum est attendue

Compétences techniques :
- Maîtrise impérative du Pack Office (Excel, Word, Outlook).
- Aisance avec les logiciels de gestion/facturation.
- Excellente expression orale.
- Le candidat doit avoir une très forte aisance au téléphone (sur de la prise de contact sortant et/ou entrant)

Qualités personnelles :
Rigueur et organisation : Vous savez gérer les priorités et le suivi méticuleux des dossiers.
Sens du service : Vous avez un excellent relationnel et une grande diplomatie au téléphone.
Autonomie : Vous êtes capable de gérer vos tâches en toute indépendance.

Horaires : 7h30 - 12h et 13h30 - 17h du lundi au vendredi. Travail le samedi pendant les périodes de chauffe (Novembre à Mars)

Prise de poste : Le plus rapidement possible.