Secrétaire notarial(e) (H/F)

Description du poste

Le/la secrétaire notarial(e) joue un rôle central au sein d'un étude notariale.
Il/Elle assure le lien entre le notaire, les clients et les différents intervenants.
Ses missions sont multiples et requièrent une grande rigueur, une excellente organisation et une parfaite maîtrise des outils informatiques.

MISSIONS
Accueil physique des clients et des partenaires : Accueillir avec courtoisie, informer sur les démarches à suivre (envoyer la liste des pièces à envoyer pour ouverture de succession, ouverture de dossier de vente) et orienter vers le clerc ou notaire compétent.
Gestion des agendas du notaire et des collaborateurs.
Fixer les rendez-vous en présentiel ou téléphonique.
Relations avec les tiers : Entretien des relations avec les notaires, les avocats, les agences immobilières, les banques et les autres professionnels du secteur.
Gestion administrative : transférer les courriels de la boite générale aux clercs et aux notaires.
Ouverture des dossiers informatiques : ouverture des dossiers informatiques et papier.
Courrier : Affranchissement du courrier, scan de l'ensemble des courriers pour les clercs.
Formalités préalables : Réalisation des formalités préalables, sur demande expresse du rédacteur.
Rédaction : Rédaction de courriers, actes simples et documents juridiques sous la direction du notaire.
Accueil téléphonique : Accueillir avec courtoisie, informer sur les démarches à suivre et les orienter vers le clerc compétent ou le notaire.
Préparation des dossiers pour les rendez-vous : Ouverture des dossiers informatiques sur le logiciel, inscription au tableau excel, ouverture du dossier papier.
Assistance technique : Utilisation des logiciels de gestion notariale (Génapi, word, excel). Réalisation de recherches juridiques et administratives.

Conditions de travail : Horaires : Temps plein (35h, horaires lundi - vendredi de 9h-12h 14h-18h) pas de télétravail possible, en raison de l'accueil physique de la clientèle et des partenaires.

Lettre de motivation impérative avec le CV dans la candidature France Travail
Prise de poste immédiate, POEI envisagée