Secrétaire de Direction (H/F)

Description du poste

Rejoignez SOCARA, l'art de construire !

Entreprise générale du bâtiment de 150 collaborateurs, SOCARA est reconnue pour son expertise en gros œuvre et en tous corps d'état. Depuis de nombreuses années, nous accompagnons nos clients dans la réalisation de projets de construction en plaçant la qualité, l'engagement et l'esprit d'équipe au cœur de notre activité.

Basé à Lingolsheim, notre siège rassemble les fonctions supports qui accompagnent au quotidien nos équipes travaux et contribuent au bon fonctionnement de l'entreprise.

Dans le cadre d'un départ en retraite, nous cherchons notre futur(e) Gestionnaire administratif (F/H)

Vos missions principales :

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, vous êtes un véritable pilier administratif de l'entreprise. En lien étroit avec la Direction, les conducteurs de travaux et les différents services, vous assurez le suivi administratif des activités et contribuez au bon fonctionnement de l'entreprise.

Grâce à votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre polyvalence, vous accompagnez les équipes au quotidien et participez à la bonne coordination des projets de l'entreprise.

Vous intervenez notamment sur les missions suivantes :

- Courrier, standard et accueil :

Gestion du courrier, standard téléphonique, accueil et coordination des livraisons

- Gestion administrative et financière des dossiers Clients :

Suivi financier des chantiers : établissement, envoi et suivi des situations jusqu'au décompte définitif, suivi des propositions de paiement, des règlements et de l'échéancier

Devis et facturation prorata : établissement et suivi des devis, suivi des factures et comptes prorata et des abonnements (prorata, assurances, honoraires)

Suivi comptable : comptabilisation dans Onaya et transfert à la comptabilité, vérification périodique des clients, préparation des pièces pour le bilan

Gestion des dossiers Client : suivi des situations réelles et analyses associées

Gestion bancaire : établissement et suivi des cautions bancaires, suivi des frais associés

- Secrétariat technique de chantier :

Suivi des dossiers techniques et réglementaires (DICT, PPSPS, courriers CARSAT/inspection du travail)

Classement des documents de chantier (plans, DOE, comptes rendus) et suivi des feuilles de nettoyage

- Secrétariat administratif et Appels d'offres :

Rédaction de courriers et classement

Mise à jour des plateformes administratives (ACTRADIS, Aprovall) et participation à la constitution des dossiers d'appel d'offres

- Ressources humaines et sécurité :

Gestion et suivi des stagiaires (EPI, indemnités, attestations)

Préparation des réunions Sécurité, prise de notes et rédaction des comptes rendus

Les missions décrites constituent le périmètre principal du poste et sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins de l'entreprise et des compétences de la personne recrutée.