Secrétaire / Agent de planification (H/F)

Description du poste

Les missions sont les suivantes :

Accueil des bénéficiaires :
Accueil physique et téléphonique des clients ;
Retransmission des appels et recueil des demandes ;
Recueil des premiers besoins, information et orientation des bénéficiaires, présentation des documents d'accueil (livret d'accueil, devis, contrat) ;
Constitution des dossiers permettant le suivi administratif et la prise en charge des interventions par les organismes concernés
Suivi des réclamations dans le respect des procédures de la démarche Qualité ;

Secrétariat :
Gestion du courrier ;
Saisie et mise en forme du courrier à émettre ;
Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers clients
Diffusion et affichage de documents ;
Préparation logistique des réunions ;

Secrétariat Assistance à la gestion des équipes et des services :
Planification des interventions : Réalisation des plannings sous la supervision du
responsable de secteur et la validation du/de la Président/e d'association ;
Mise à jour des tableaux de bord ;
Information de l'usager sur l'intervention et l'intervenant
Diffusion des plannings aux usagers/bénéficiaires ;
Gestion des absences ;
Information des clients en cas de modifications des plannings ;
Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers salariés ;
Saisie et transmission des données pour l'établissement de la paie et de la
facturation aux services supports ;
Participation aux astreintes départementales ;

Savoir-être :
Autonomie
Aisance relationnelle
Communication orale et écrite
Parfaite maitrise de l'outil informatique

Poste à mi-temps, basé à Figeac. Des déplacements sont à prévoir sur Lacapelle-Marival et Cajarc

Une première expérience dans le secteur médico-social sera un critère de sélection