Office Manager (H/F)

Description du poste

Gestion administrative, pré-comptabilité & support DAF :
Centraliser, contrôler et saisir les factures fournisseurs et justificatifs comptables
Gérer et contrôler les notes de frais
Assurer le rapprochement et la saisie des justificatifs dans notre ERP (Everwin)
Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la comptabilité
Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires
Suivre les contrats, abonnements, assurances et différentes échéances administratives

Gestion des locaux, équipements & services généraux
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements
Gérer les fournitures, consommables et approvisionnements de l'agence
Gérer le courrier, les colis et les livraisons
Suivre les prestataires et contrats de services
Organiser et suivre les interventions de maintenance
Identifier les dysfonctionnements et prendre en charge leur résolution
Rechercher de nouveaux fournisseurs ou prestataires, demander des devis et organiser leurs interventions lorsque nécessaire.

Organisation interne & vie d'agence
Organiser la logistique des réunions, déplacements et temps collectifs
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs et leur installation matérielle
Participer à l'organisation des événements internes : déjeuners, soirées, séminaires .
Veiller au quotidien à ce que les espaces et les moyens mis à disposition de l'équipe soient fonctionnels et agréables

Support à la Direction Générale
Prendre en charge certains sujets administratifs et opérationnels pour la Direction
Effectuer ponctuellement des recherches d'informations, de solutions ou de prestataires
Apporter un soutien organisationnel sur les besoins ponctuels de la Direction.

Le profil que nous recherchons
Nous recherchons un profil expérimenté, avec une vraie maturité professionnelle et une expérience significative sur un poste similaire : Office Manager, Assistant(e) de Direction, Services Généraux ou fonction équivalente.

Enfin, votre proximité avec la Direction et la nature de certains sujets traités nécessitent discrétion, discernement et un sens aigu de la confidentialité.
Vous maîtrisez les outils bureautiques ; une expérience d'un ERP de gestion et/ou d'outils de pré-comptabilité constitue un plus.

Organisation du temps de travail : du lundi au jeudi, de 9h à 18h, avec 2h de pause méridienne
Présentiel : poste exercé au sein de l'agence