Chargé(e) d'accueil et services (H/F)

Description du poste

Missions chargée d'accueil City One

Accueil physique et téléphonique

-Accueil physique des visiteurs (renseigner, orienter, remplir fichier visiteurs, .)
-Réception téléphonique
-Traitement des fax/mails clients sur Salesforce
-Traitement des mails sur Outlook Accueil et Intendance
-Réception téléphonique des appels transférés du standard Carl en l'absence de l'agent d'accueil Carl
-Relais fermetures en l'absence du binôme (18h)

Commandes et fournitures

-Commande bouquet de fleur (naissance, décès) pour l'ensemble des sites
-Commande plateaux repas, petits-déjeuners
-Réservation restaurants pour les collaborateurs de passage et/ou internes
-Distribution fournitures de bureau

Gestion des véhicules

-Demande de devis et prise de rendez-vous pour le contrôle technique et la maintenance des véhicules des collaborateurs
-Participation à la gestion des véhicules de pool : planning des réservations, entretien, restitution
-Soutien BL Flotte auto, restitution et prise en charge des véhicules de fonction
-Gestion des révisions et nettoyage des véhicules en collaboration avec BL Flotte

Support logistique et Evènements

-Réservation / validation réservation de salles de réunion tous sites
-Préparation thermos café sur demande
-Demande impression de document (prestataire externe)
-Traitement de livraisons diverses (colis, légumes, repas collaborateurs etc.)
-Réservation de taxi / coursier
-Services de conciergerie à développer (box pressing)

Gestion administrative et Reporting

-Suivi du budget (saisie et validation factures SGE)
-Gestion des problèmes sur les factures fournisseurs (signalement aux référents sur site, demande avoir, relance fournisseur.)
-Mise en place et mise à jour des procédures liées au poste d'accueil
-Création et modification d'articles concernant SGE dans BL BOT
-Réception livraisons (réception des colis + envoi message destinataires)
-Relais mise à jour affichage obligatoire

Sécurité et maintenance

-Relais demandes d'interventions auprès des prestataires

Relais

-Relais ouvertures en l'absence cumulée de deux collaborateurs
-Relais fermetures en l'absence du binôme
-Relais courrier entrant et sortant en l'absence des préposés au courrier
-Relais sur une partie de l'intendance
-Relais Régie technique : aménagement de salles de réunion sur demande (placement des tables en U, des chaises en amphithéâtre, .)
-Relais mise à jour de l'affichage obligatoire

Horaires

-de 9h00-13h00 & 14h00-17h20 du lundi au mercredi et 17h30 jeudis et vendredis

Salaire

-Smic
-Prise en charge de l'abonnement Tisséo à hauteur de 50%
-Prise en charge de la mutuelle à hauteur de 50%