Assistant particulier de M. Le Secrétaire Général (H/F)

Description du poste

Missions de secrétariat :
- Gestion de l'agenda du secrétaire général ;
- Organisation des déplacements du secrétaire général : interface avec le garage et utilisation de la plateforme Chorus DT pour les commandes de titres de transport ;
- Planification, organisation et suivi des réunions ;
- Organisation des déjeuners, dîners et autres manifestations se déroulant à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet. Édition des chevalets de table et menus ;
- Suivi du budget du secrétaire général (carte d'achats + saisie sur Chorus Formulaire) ;
- Suivi des états de frais du secrétaire général et de ses absences ;
- Mise à jour de la base de données du secrétariat ;
- Gestion des messageries fonctionnelles ;
- Gestion des fournitures de bureau et commandes ;
- Rédaction des courriers ;
- Suivi des dossiers du secrétaire général ;
- Accueil téléphonique et filtrage des appels ;
- Accueil des visiteurs (réunions, rendez-vous) ;
- Archivage informatique et papier ;
- Assurer la suppléance du secrétariat de M. Le Préfet.
L'assistant(e) travaille en relations étroites avec le Directeur de Cabinet et le Préfet et est également en relation avec les services du Cabinet, les services du secrétariat général et les directions départementales.
Une connaissance de l'environnement professionnel au sein du secrétariat général est essentielle.
Une connaissance des autres services de la Préfecture et des services de l'État peut être utile.
Profil demandé :
- capacités d'adaptation
- savoir travailler en équipe
- savoir rédiger
- usage des outils informatiques courant
Spécificités : discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité, adaptation rapide et rapidité d'exécution, polyvalence, sens du contact et habileté relationnelle, travail dans l'urgence.
Contraintes : assurer, avec l'assistante du Préfet, une permanence de 8h00 à 19h00.
Moyens mis à disposition et organisation :
L'agent disposera des moyens informatiques du service
La candidature sera composée d'un CV et d'une lettre de motivation.