Assistant(e) technique aux formations professionnelles (H/F)

Description du poste

Intitulé : Assistant(e) technique du DDFPT
Rattachement hiérarchique : Chef(fe) d'établissement
Autorité fonctionnelle : DDFPT

FINALITÉ DU POSTE:

L'assistant(e) technique du DDFPT assure un appui opérationnel, administratif, organisationnel et technique au DDFPT, principalement dans le champ des formations de l'enseignement supérieur et des formations professionnelles et technologiques.

Il/elle contribue à la mise en œuvre et au suivi des formations, à l'organisation des emplois du temps, des admissions, des examens, de l'apprentissage et des mobilités internationales.
Il/elle assure également l'interface avec de nombreux partenaires institutionnels et professionnels et participe à la promotion des formations de l'établissement.
Compte tenu de la diversité des missions confiées, il/elle constitue un acteur essentiel du fonctionnement quotidien et du pilotage opérationnel des formations.

MISSIONS PRINCIPALES

- Assurer la gestion et l'organisation des stages et des périodes de formation des élèves en milieu professionnel (PFMP) et de l'apprentissage ;
- Organiser et gérer les examens et les évaluations en mode contrôle en cours de formation (CCF) ;
- Gérer les réservations de salles spécialisées, du matériel informatique et de la modification des emplois du temps ;
- Gérer les approvisionnements et les stocks de matières et matériaux utilisés dans les enseignements ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre et du maintien en conformité des équipements pédagogiques et participer à la réflexion de démarches de prévention des risques professionnels dans les ateliers ;
- Participer à la mise en œuvre de la politique d'achat (aide au suivi des crédits de fonctionnement et crédits d'équipement) ;
- Participer à la promotion et à la représentation de l'établissement

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs

- Connaissance du fonctionnement d'un établissement scolaire.
- Connaissance de l'organisation des formations professionnelles et technologiques.
- Connaissance des formations BAC PRO, BTS, DCG et de l'enseignement supérieur.
- Connaissance des procédures d'admission et de Parcoursup.
- Connaissance de l'organisation des examens.
- Connaissance des dispositifs d'apprentissage.
- Connaissance de l'organisation des stages et PFMP.
- Connaissance des dispositifs de mobilité internationale, notamment Erasmus+.
- Connaissance des interlocuteurs institutionnels et professionnels liés aux formations.

Savoir-faire

- Organiser et planifier des opérations
- Gérer et assurer le suivi administratif simultané de plusieurs dossiers complexes.
- Identifier les priorités et anticiper les échéances.
- Maîtriser les outils numériques nécessaires au suivi des formations.
- Exploiter des applications institutionnelles et métiers.
- Produire et tenir à jour des tableaux de suivi.
- Organiser des examens.
- Organiser et participer à des forums et autres événements.
- Communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Organiser et coordonner l'intervention de partenaires extérieurs.
- Assurer un suivi rigoureux et rendre compte au DDFPT.

Savoir-être

- Rigueur.
- Organisation.
- Réactivité.
- Disponibilité.
- Capacité d'anticipation.
- Capacité à gérer les périodes de forte activité.
- Discrétion professionnelle.
- Sens du service.
- Qualités relationnelles.
- Aptitude au travail en équipe.
- Sens de la communication et de la représentation de l'établissement.

OUTILS ET APPLICATIONS UTILISÉS

- Outils bureautiques.
- Outils de communication et de partage de documents.
- Outils de communication du site internet de l'établissement.
- Outils numériques dédiés : EDT, Pronote, ENT, Parcoursup, GRANI, LAN.