Assistant-e opérationnel-le (direction de la construction) (H/F)

Description du poste

MISSIONS
Nous recherchons notre Assistant-e opérationnel-le, en CDD de remplacement (absence renouvelable), au sein de la Direction de la construction (D3C).

Vos principales missions seront les suivantes :

Assurer les tâches de secrétariat et d'accompagnement de l'équipe projet
- Assurer les missions de secrétariat : tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, rédaction et traitement des courriers, établissement des comptes-rendus de réunions, gestion des relations téléphoniques, organisation et traitement du classement et de l'archivage, etc .
- Enregistrer et diffuser le courrier entrant (affectation, .).
- Traiter le courrier sortant : contrôle du courrier mis à la signature (respect de la charte graphique et des règles de délégations de signature) .
- Monter les réunions internes et externes demandées par l'équipe opérationnelle.
- Coordonner et relayer les demandes des membres de l'équipe projet.
- Participer à la création et au démarrage des nouvelles opérations.
- Commander les fournitures du service, gérer le suivi et veiller à la juste consommation.
- Assurer l'accueil, l'intégration et l'accompagnement des nouveaux arrivant-e-s et des stagiaires.

Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception
- Constituer les dossiers de lancement et de gestion des consultations et appels d'offre engagés pour la désignation des prestataires extérieurs (architectes, urbanistes, géomètres, bureaux d'études, entreprises, promoteurs.).
- Gérer administrativement les procédures d'attribution (élaboration des reçus, réception des offres, bordereau d'enregistrement, courriers de réponses aux entreprises, classement et archivage des offres non retenues.).
- Organiser le suivi de l'état d'avancement des travaux (PV de réception, levée de réserve, OS de notification, OS divers.).
- Organiser la préparation des CRAC et PRD.
- Assurer à la demande du Directeur les contacts avec les tiers ainsi que l'organisation des réunions.

Assurer une fonction d'alerte et d'interface
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, actualiser et suivre les tableaux de bords nécessaires au pilotage de l'activité,
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers : revues de projets, synthèses..
- Assurer le recueil des éléments nécessaires à la rédaction des compromis de vente, suivi des levées des conditions suspensives et avenants éventuels.