Assistant(e) juridique (H/F)

Description du poste

Basé(e) au siège social de Mantes la Jolie et rattaché(e) à la Responsable du service instances délibérantes, vous assurez le fonctionnement administratif du service et contribuez à la qualité de l'organisation des instances de gouvernance des Résidences Yvelines Essonne et de ses filiales. Votre rôle garantit la fiabilité des informations, la conformité des documents et la bonne coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Dans le cadre du secrétariat courant, vous répondez aux demandes d'information, assurez la saisie et le traitement du courrier, rédigez les courriers liés à l'activité et veillez à la numérisation et à l'archivage des documents selon le plan de classement réglementaire. Vous garantissez ainsi une gestion documentaire rigoureuse et accessible.

Vous prenez en charge l'organisation, la préparation et le suivi des Directoires, Conseils de Surveillance et Assemblées Générales. Vous planifiez les réunions, constituez les dossiers en collectant les pièces nécessaires, préparez et transmettez convocations, ordres du jour et documents après validation hiérarchique.

Vous recensez les présents, recueillez les pouvoirs, établissez les états de présence et veillez au respect du quorum. Vous préparez les supports nécessaires à la tenue des instances, rédigez les trames de procès verbaux, diffusez les extraits aux services concernés et assurez la numérisation et le classement des dossiers originaux. Vous suivez les actions à mettre en œuvre et alertez sur leur avancement.

Vous assurez également la gestion et la mise à jour des délégations de pouvoirs et de signatures, garantissant la conformité des habilitations internes. Vous organisez la logistique des administrateurs participant aux événements de l'Union Sociale pour l'Habitat, qu'il s'agisse de congrès, séminaires ou formations.

En matière financière, vous contrôlez et saisissez les engagements liés aux frais des administrateurs et aux actes administratifs relevant des formalités accomplies par le service. Vous assurez enfin un reporting régulier de votre activité auprès de votre responsable hiérarchique, permettant un pilotage précis et fiable.

Profil recherché : Titulaire d'une formation Bac+2/3 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat, vous disposez d'une expérience confirmée dans des fonctions administratives exigeant rigueur, autonomie et maîtrise des outils bureautiques.

Vous maîtrisez le pack Office, en particulier les techniques avancées de Word, Outlook et SharePoint, et appliquez avec précision les méthodes de classement et d'archivage. Votre orthographe est irréprochable et vos capacités rédactionnelles vous permettent de produire des documents clairs, structurés et conformes aux exigences formelles des instances.

Vous possédez des notions juridiques de bases, notamment en droit des sociétés, utiles à la compréhension des obligations liées aux Directoires, Conseils de Surveillance et Assemblées Générales. Organisé(e), discret(e) et doté(e) d'un excellent sens relationnel, vous savez gérer des échéances multiples, travailler en coordination avec des interlocuteurs variés et garantir la fiabilité des informations transmises.

Nous vous proposons de rejoindre une équipe engagée et de contribuer à la qualité du fonctionnement des instances et à la bonne tenue de la gouvernance de l'entreprise.