Assistant(e) Institut (H/F)

Description du poste

Dans le cadre d'une création de poste liée au développement de la filière ingénieurs, l'Ecole d'Ingénieurs en Biotechnologies de la faculté des Sciences et de Santé recrute un(e) Assistant(e) d'Institut à temps complet en CDI.

Mission principale :
Assurer la gestion de scolarité des programmes de l'Ecole en fonction des besoins de l'équipe administrative, dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
Gérer en équipe et en collaboration avec l'équipe, la scolarité et l'administration pédagogique de promotions d'étudiants.
*Assurer le contact quotidien, la transmission d'informations et de documents pour les étudiants,
*Gestion des dossiers de candidatures, d'inscription ou de réinscription des étudiants.
*Organiser la formation sur le plan logistique : organisation des évaluations en lien avec la direction pédagogique, organisation des surveillances, récupération des sujets et des supports, saisie des notes d'examen et vérification de la saisie des notes de contrôle continu, organisation des rattrapages,
*Gestion des jurys pédagogiques et/ou de diplomation : vérification des listes étudiants, vérification des notes, préparation du calendrier des jurys et remises de notes, préparation des tableaux pour délibération, rédaction des PV, édition et diffusion des bulletins, remise des diplômes,
*Gérer les absences et les émargements : préparer les fiches d'émargements, contrôler et archiver les fiches, vérifier la saisie des absences par les enseignants, récupérer les justificatifs d'absence, diffuser les informations à la direction pédagogique,
*Générer des extractions nécessaires au bon fonctionnement d'autres services,

Planification des emplois du temps
*Affecter les enseignants aux cours
*Affecter les groupes d'étudiants aux cours
*Paramétrer et planifier des activités ;
*Élaborer les plannings dans le respect des maquettes pédagogiques ;
*Informer les Moyens Généraux des besoins ;
*Planifier les éléments du calendrier général ;
*Planifier les examens des formations ;
*Suivre l'affectation des salles ;
*Être en relation avec les intervenants.

Outils spécifiques :
Utilisation des logiciels ATLAS (inscriptions en ligne), ADE SOFT (logiciel de planification), MOODLE (pédagogie en ligne).

Profil
*Esprit d'équipe et flexibilité,
*Compétences en communication,
*Sens des responsabilités, organisation, rigueur,
*Sens du service développé, empathie et écoute active,
*Réactivité, dynamique et esprit d'initiative,
*Polyvalence,
*A l'aise avec l'outil informatique.

Formation : Bac + 2, le candidat/la candidate justifie d'une expérience de minimum 2 ans en Assistanat polyvalent au sein d'une Institution d'enseignement supérieur. Il/elle affectionne tout particulièrement ce domaine et est sensible à ce secteur.

Début: à compter du 1er septembre 2026