ASSISTANT(E) ADMINISTRATION DES VENTES, ACHATS ET ACCUEIL (H/F)

Description du poste

MISSION-STATUT :
Rattaché(e) au directeur, votre fonction sera de gérer l'accueil des clients, assurer le suivi administratif et commercial des dossiers, planifier les interventions techniques et piloter l'ensemble des achats (matériels, pièces détachées et consommables) pour garantir la disponibilité des stocks et le bon déroulement des chantiers., tout en veillant à respecter les méthodes, les procédures et les valeurs de l'entreprise.

FONCTIONS PRINCIPALES
Gestion des Achats, Approvisionnements & Pièces Détachées :
- Saisie et suivi des commandes fournisseurs : passage des commandes de matériel (pompes, filtres, liners, coffrets, robots), d'équipements, de produits chimiques et de pièces détachées auprès des fabricants et distributeurs.
- Recherche et identification des pièces : analyse des besoins clients/SAV et identification précise des références de pièces détachées (vue éclatée, compatibilité matériel).
- Négociation & Suivi des délais : suivi des confirmations de commande, relance des fournisseurs pour respecter les délais d'approvisionnement des chantiers.
- Contrôle des réceptions : vérification des bons de livraison, contrôle de la conformité du matériel reçu et gestion des litiges fournisseurs (colis endommagés, erreurs d'expédition).
- Gestion des stocks & inventaires : suivi des niveaux de stock en boutique et à l'atelier, étiquetage des pièces et réalisation des inventaires périodiques.

Administration des Ventes (ADV) & facturation :
- Établissement des devis & commandes clients : création et saisie des offres commerciales, enregistrement des ventes magasin et chantiers.
- Facturation & Recouvrement : émission des factures (acomptes, soldes, pièces détachées), suivi des règlements et relances impayés.
- Rapprochement d'achats : contrôle et rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande et bons de livraison.

Accueil, Conseil Magasin & Analyse d'Eau :
- Accueil physique et téléphonique : prise en charge des clients au magasin et au téléphone.
- Conseil technique: vente de chimie, consommables, accessoires et pièces de rechange courantes.
- Analyse d'eau : réalisation des tests d'eau en magasin et préconisation des traitements adaptés.

Planning & Gestion des Interventions :
- Organisation des plannings : planification des interventions des techniciens (poses, ouvertures/hivernages, SAV, dépannages).
- Suivi des dossiers SAV & Garanties : constitution des dossiers de prise en charge sous garantie auprès des constructeurs et gestion des échanges standard.

COMPETENCES ET PROFILS RECHERCHE

Savoir-faire / Compétences techniques :
- Maîtrise des outils informatiques (ERP/CRM de gestion commerciale et d'achats, Excel, portails fournisseurs).
- Aisance avec la lecture des notices techniques, vues éclatées et catalogues pièces détachées piscine/spa.
- Bonnes notions de gestion des stocks et d'optimisation des approvisionnements.
- Permis B

Savoir-être :
- Rigueur extrême et grand sens de l'organisation.
- Aisance relationnelle (fournisseurs, techniciens et clients).
- Réactivité et gestion du stress face aux urgences et à la saisonnalité.
- Ponctualité
- Présentation soignée
- Esprit d'équipe