Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Description du poste

1. FINALITÉ DE LA MISSION
Il/Elle assure la gestion des contrats de professionnalisation et de formation initiale de l'établissement.
Il/Elle assure la facturation des clients dans le respect des politiques commerciales de chaque marque.
Il/Elle suit les dossiers, paiements et les relances lorsque nécessaire dans un objectif d'optimisation de la trésorerie.
Il/Elle assure l'interface entre le siège et l'établissement auquel il/elle appartient, pour tous les sujets liés à la gestion
financière ou sociale et validés par la Direction dudit établissement.
Pour ce faire, certaines missions générales lui sont attribuées, nécessitant la mise en œuvre de compétences que le
présent référentiel répertorie de façon non exhaustive.
Il/Elle assure la gestion des contrats de travail et des variables de paie

2. MISSIONS
Rédaction et suivi des CERFA et conventions de formation :
Vérifier l'exactitude des éléments fournis par le service commercial
Rédiger les CERFA et conventions de formation
Envoyer les CERFA et conventions de formation pour signature
Suivi des documents retournés signés
Dépôts des contrats sur le site des OPCO
Suivi des prises en charge des OPCO

Assurer la facturation des étudiant(e)s :
Etablir les factures des étudiant(e)s en alternance :
Centraliser les attestations de présence et les contrats en alternance signés
Relancer les étudiant(e)s en cas d'attestation de présence non signée
Contacter toutes les entreprises pour obtenir le dernier bulletin de salaire du trimestre des étudiant(e)s en alternance si nécessaire
Etablir les factures de chaque trimestre ou selon l'échéancier de l'OPCO et les transmettre
Envoyer la facture et les attestations de présence et bulletin de salaire aux OPCO
Envoyer la facture et les attestations de présence aux entreprises et assurer les relances si nécessaires
Envoyer les courriers de mise en demeure ou lancer la procédure de créance douteuse aux entreprises en retard de paiement

Suivre les paiements par subrogations aux OPCO :
Réceptionner les accords de prise en charge
Vérifier la conformité du dossier administratif
Assurer la relation avec les OPCO

Assurer la rédaction et le suivi des contrats de travail des salariés et honoraires
Assurer la saisie des variables de paie
Assurer la saisie des factures

Compétences métier :
Connaissances de la réglementation et des procédures administratives des contrats en alternance
Connaissances administratives et financières (modalités de facturation des formations, délais des procédures administratives et financières, procédures de contrôle de gestion du siège, .)

Savoir-faire :
Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques
Maitrise du logiciel AGRESSO et/ou tout autre logiciel équivalent
Aptitude à structurer ou exploiter des données, des chiffres
Collaboration avec les autres services (commercial, comptabilité, .)
Gestion administrative (rédaction de courrier,.)
Capacité à respecter les délais

Qualités personnelles :
Organisation et rigueur
Autonomie
Esprit d'équipe
Devoir de réserve et confidentialité
Qualités relationnelles et rédactionnelles