Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Description du poste

Mission générale

L'Assistante administrative assure l'accueil de l'entreprise ainsi que différentes missions administratives, logistiques et d'achats. Elle participe au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et travaille en lien avec la Direction et les différents services.

Missions principales

Accueil physique et téléphonique

Assurer l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et prestataires.
Tenir le standard téléphonique, filtrer et transférer les appels.
Prendre et transmettre les messages.
Prévenir les collaborateurs lors de l'arrivée de visiteurs.
Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil.
Préparer café et boissons lors des rendez-vous, réunions ou visites.
Participer à la bonne image de l'entreprise.

Organisation et assistance

Prendre et organiser des rendez-vous.
Réserver hôtels, restaurants et déplacements professionnels.
Préparer les salles de réunion.
Réaliser ponctuellement des courses nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Participer à l'organisation des visites clients, fournisseurs ou partenaires.

Achats et approvisionnements

Identifier les besoins en matières, fournitures et consommables.
Calculer les quantités nécessaires selon les commandes, besoins de production, stocks disponibles et priorités définies par la hiérarchie.
Réaliser des demandes de prix et comparer les offres.
Passer les commandes après validation.
Suivre les confirmations, prix, délais et livraisons.
Relancer les fournisseurs en cas de retard ou besoin urgent.

Suivi des stocks et besoins

Suivre les niveaux de stocks.
Identifier les risques de rupture.
Calculer les besoins futurs selon les commandes et le programme de production.
Anticiper les approvisionnements.
Alerter la Direction ou les responsables en cas de rupture, retard ou besoin exceptionnel.
Mettre à jour les tableaux ou logiciels de suivi.
Participer aux inventaires et contrôler la cohérence entre stock physique et stock informatique.

Réception des matières et marchandises

Réceptionner les matières, fournitures et marchandises.
Vérifier les quantités reçues par rapport aux commandes et bons de livraison.
Compter et enregistrer les réceptions.
Identifier et signaler les écarts ou anomalies.
Classer et archiver les bons de livraison.
Informer les services concernés de l'arrivée des marchandises.

Suivi des commandes

Suivre les commandes fournisseurs en cours.
Maintenir une vision claire des commandes passées, confirmées, en attente, en retard ou réceptionnées.
Mettre à jour les dates de livraison.
Relancer les fournisseurs.
Informer les responsables des retards ou difficultés.
Respecter les priorités définies par la hiérarchie.

Gestion administrative

Gérer le courrier entrant et sortant.
Trier, scanner, classer et archiver les documents.
Rédiger des mails et courriers simples.
Mettre à jour les tableaux de suivi.
Tenir à jour les informations fournisseurs.
Réaliser diverses tâches administratives à la demande de la Direction.

Compétences et qualités recherchées
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
Capacité à utiliser un ERP ou logiciel de gestion.
Aisance téléphonique et bon relationnel.
Capacité à effectuer des calculs de besoins et de stocks.
Organisation, rigueur et réactivité.
Polyvalence et autonomie.
Sens des priorités.
Capacité à anticiper.
Discrétion et confidentialité.
Esprit d'équipe.

Le poste nécessite de pouvoir passer rapidement d'une mission à une autre, entre accueil, administratif, achats, suivi des stocks, réception des matières et organisation quotidienne.
Pour les missions liées à la logistique, aux réceptions, aux stocks et aux approvisionnements, la personne sera accompagnée et guidée par les collaborateurs déjà présents au service logistique/administratif.