Assistant de gestion (H/F)

Description du poste

Nous cherchons pour notre client basé à Gentilly (94) un(e) Assistant(e) de gestion H/F disponible rapidement :

Votre mission

Véritable bras droit de la Responsable Administrative, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et garantissez la fluidité des échanges entre les équipes opérationnelles, les clients, les fournisseurs et la Direction.
Vous êtes capable d'intervenir sur l'ensemble des processus administratifs de l'entreprise et d'assurer la continuité de service en cas d'absence d'un collaborateur.
Vous participez également à l'amélioration continue de notre organisation.

Vos principales responsabilités
Gestion des fournisseurs
- Saisir les commandes
- Faire la vérification des factures
Gestion de l'agence
- Veiller à la propreté de l'agence
- Être l'interlocuteur principal des prestataires (entretien, travaux)
Gestion contractuelle
- Vérifier les contrats clients
- Préparer les contrats de sous-traitance
- Gérer les DC4, garanties, cautions et documents contractuels
- Assurer la conformité administrative des dossiers
Support opérationnel
- Accompagner les responsables d'affaires dans la gestion administrative de leurs dossiers
- Suivre les tableaux de bord administratifs
- Mettre en place des indicateurs de suivi
- Être force de proposition pour optimiser les processus internes
Autres missions
Vous êtes capable d'assurer ponctuellement les missions des différents postes administratifs de l'entreprise :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des véhicules
- Administration des ventes
- Facturation clients
- Administration générale
- Gestion fournisseurs
- Assistance de Direction
- Communication
- QSSE
Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum dans une fonction administrative polyvalente, idéalement acquise dans les secteurs :
- BTP
- Maintenance
- Industrie
- Travaux
- Services techniques
Vous connaissez :
- la gestion administrative des affaires,
- la facturation clients,
- les marchés publics,
- les contrats de sous-traitance,
- les cautions et garanties,
- les outils bureautiques (Excel avancé indispensable).

Les qualités qui feront la différence
Nous recherchons avant tout une personne :
- extrêmement organisée,
- autonome,
- fiable,
- dotée d'un excellent sens des priorités,
- reconnue pour sa rigueur,
- capable de gérer plusieurs dossiers simultanément,
- ayant envie de faire progresser l'organisation de l'entreprise