Assistant Administratif et Pédagogique H/F

Description du poste

Au sein du Département Pédagogique, vos principales responsabilités sont :

Gestion administrative des étudiants

Assurer un contact permanent avec les étudiants

Encadrer administrativement les étudiants (gestion des dossiers d'inscriptions, de réinscription, attestations diverses...)

Suivre la comptabilité « étudiants » (interface entre les répondants financiers et la comptabilité siège)

Mettre à disposition des étudiants et des intervenants les cours et informations sur la plateforme dédiée

Assurer le traitement, le suivi et la saisie des absences, transmettre le bilan des absences aux Directeurs concernés

Mise en place des cours et des examens

Assurer et optimiser la planification des cours dans les outils à disposition

Gérer les changements et réaffectations des cours supprimés en lien direct avec les intervenants

Planifier, le cas échéant, la mise en oeuvre des cours en distanciel

Mettre en oeuvre les sessions d'examens (Réception, validation et mise en forme des sujets et les corrigés, organisation logistique des salles, assurer la surveillance...)

Gérer le traitement des copies (réception, comptabilisation, envoi pour correction aux intervenants, suivi, archivage ou remise des copies)

Etablir les bulletins de notes

Participer aux conseils de classe et jurys (selon les campus)

Gestion administrative des intervenants

Collecter les informations administratives des intervenants et les enregistrer

Etablir les contrats, avenants et conventions d'honoraires des intervenants

Mettre à jour les tableaux de bord, réceptionner les factures, effectuer les vérifications nécessaires avant mise en paiement

Relations entreprises

Gestion administrative

Diffuser les offres de stage et d'alternance aux étudiants

Suivre le bon déroulement des stages et des alternances (point à mi-parcours avec le stagiaire, l'apprenti et le maitre de stage, visite entreprises)

Edition des conventions de stage

Collecte des évaluations de stage

Tenue de tableaux de placement et de suivi, mise à jour des documents et outils ressources

Développement et rayonnement des écoles

Promouvoir les écoles

Contribuer à l'organisation des interventions et actions menées avec les entreprises dans le cadre des cursus (battles, parcours de professionnalisation, rencontres professionnelles, etc.), en coordination avec le Directeur de Campus ou le Responsable pédagogique de l'école concernée

Consolider les liens établis avec les entreprises et les partenaires déjà existants

Traiter les offres de stage et d'alternance reçues, au besoin les redéfinir avec les entreprises

Prendre contact avec les entreprises d'accueil potentielles

Veille des offres de stage, d'alternance, d'emploi, des actualités du secteur

Divers

Participer à l'organisation et au développement des projets pédagogiques internes et/ou externes

Participer selon les besoins aux Salons et aux Journées Portes Ouvertes : promotion et présentation des Écoles, contribution à la bonne logistique de l'organisation des événements

Participer aux évènements organisés par les étudiants

Accueil & Logistique

Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique, prise en charge des visiteurs

Participer à la bonne tenue du campus, accompagnement des intervenants dans leur mise en place opérationnelle, gestion du petit matériel (prêt, commandes ...)

Expérience dans l'enseignement supérieur, les ressources humaines, l'assistanat et/ou le recrutement

Aisance relationnelle et sens du service

Rigoureux(se), organisé(e), avec un bon sens des priorités

Expérience en suivi d'étudiants ou en gestion administrative pédagogique appréciée

Connaissance de Pronote (anciennement Hyperplanning), Edusign et Excel appréciée