Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Description du poste

L'entreprise
Fort de 25 ans d'expérience, notre Cabinet de Sténotypie est reconnu pour son expertise du compte rendu sous toutes ses formes et propose de nombreuses solutions pour les réunions : transcriptions mot à mot / verbatim, procès-verbaux, synthèses.
Notre équipe compte aujourd'hui une trentaine de personnes (transcripteurs/trices et sténotypistes).

Missions
Mission principale
Sous son autorité directe, vous assistez la dirigeante du Cabinet de Sténotypie dans la gestion quotidienne de son activité.

Missions détaillées
- Vous gérez l'agenda, suivez et confirmez les réunions de l'équipe et organisez les déplacements.
- Vous assurez la relation client (réception, filtrage et traitement des appels et des e-mails entrants) et gérez les dossiers relatifs aux réunions (convocations, ordres du jour, présentations.).
- Vous préparez les règlements à soumettre à la validation, vous éditez, transmettez et suivez les factures clients, vous traitez les factures fournisseurs. Vous suivez et assurez les relances des factures et vous serez également en lien avec le comptable lors de la préparation du bilan.
- Vous relisez et corrigez les comptes rendus des Sténotypistes et transcripteurs/trices.
- Prise de notes sur site : en cas de besoin, vous assurez la prise de notes pour les clients du Cabinet.
Profil

- Bac +2 minimum en assistanat / gestion administrative.
- Expérience de 5 à 10 ans sur un poste similaire.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et de facturation, MEG, CHORUS, CEGEDIM, ARIBA)
Vous êtes disponible, autonome, réactif(ve) et disposez d'une vraie intelligence relationnelle.
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et capable de travailler en même temps sur plusieurs dossiers et avec plusieurs interlocuteurs.
- Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et une orthographe irréprochable.
- Votre force de proposition, notamment dans l'amélioration des processus internes, sera très appréciée.
- Vous êtes mesuré(e) et discret(-ète), vous respectez strictement le devoir de confidentialité.
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
- Assistanat managérial: 5 ans (Optionnel)
Langue:
- Français (Requis)
Lieu du poste : En présentiel au 18 rue des Remparts d'Ainay 69002 Lyon.